Guida Pratica: Mini-Business Plan per eCommerce con AI e Google Sheets

Pianificare un business plan per un eCommerce multiprodotto può essere un compito complesso, ma con l'ausilio dell'Intelligenza Artificiale (AI), è possibile automatizzare molte delle attività più laboriose. In questa guida, ti mostrerò come utilizzare un prompt strutturato per generare un file Excel automatizzato, completo di fogli interconnessi, formule precise e dati dummy per testare il sistema. Inoltre, esploreremo le formule matematiche fondamentali che ti permetteranno di comprendere meglio le analisi finanziarie all'interno del mini business plan.

Struttura del Prompt

Per ottenere il massimo dall'AI, è cruciale strutturare il prompt in modo chiaro e dettagliato. Un prompt ben formulato include:

Ruolo: Definisci il ruolo dell'AI (ad esempio, un esperto di Google Sheets).
Istruzioni: Fornisci dettagli su cosa deve essere creato.
Regole: Specifica le regole da seguire (come inserire solo formule e non fare calcoli diretti nel codice).
Step: Elenca i passaggi necessari per completare il compito.
Output: Definisci l'output finale atteso (ad esempio, un file Excel con fogli interconnessi e formule funzionanti).

Il Prompt

Ecco un esempio di prompt che puoi utilizzare per creare un file Excel e che puoi modificare a piacimento. È un prompt molto lungo ma ben strutturato, che ti permette di modificarlo a piacere."

### Ruolo Sei un esperto di Google Sheets incaricato di creare un file XLS per un business plan eCommerce multiprodotto, con fogli interconnessi, formule correttamente formattate e dati dummy per testare il sistema. ### Istruzioni Devi creare un file Google Sheets che includa i seguenti fogli, inserendo tutte le formule direttamente tramite il codice Python e assicurando che i dati siano riportati correttamente tra i fogli. Il file deve includere anche dati dummy per testare le formule e i collegamenti tra i fogli. - Catalogo Prodotti Crea un elenco di prodotti con i relativi costi per unità e prezzi di vendita. Formule: inserisci la formula nella colonna "Margine per Unità" per calcolare il margine per unità sottraendo il costo dal prezzo di vendita (=C - B, dove C è il prezzo di vendita e B è il costo per unità). Inserisci la formula per calcolare il totale del costo dei prodotti venduti, riportando i dati nel foglio "Previsioni di Vendita". Riporto: assicurati che i dati del margine per unità siano accessibili nel foglio "Previsioni di Vendita". Dati Dummy: inserisci prodotti di esempio con costi e prezzi fittizi. - Previsioni di Vendita Crea una tabella con i prodotti, il prezzo di vendita, i mesi dell'anno come colonne, e una colonna per le entrate annuali. Formule: inserisci le unità vendute per ciascun mese. inserisci la formula per calcolare le entrate mensili per ogni prodotto moltiplicando le unità vendute per il prezzo di vendita (=B * C, dove B è la quantità venduta e C è il prezzo di vendita). inserisci la formula per calcolare le entrate annuali sommando le entrate di tutti i mesi (=SUM(D:O)). Riporto: assicurati che i risultati delle entrate annuali siano riportati nel foglio "Analisi Finanziaria". Dati Dummy: inserisci previsioni di vendita fittizie per i prodotti elencati nel "Catalogo Prodotti". - Analisi Finanziaria Crea un foglio per l'analisi finanziaria che riassuma i costi totali, le entrate e il margine di profitto lordo. Formule: inserisci la formula per calcolare il costo totale dei prodotti venduti usando =SUMPRODUCT('Catalogo Prodotti'!B2:B100, 'Previsioni di Vendita'!D2:D100)., inserisci la formula per calcolare il margine di profitto lordo sottraendo i costi dei prodotti e le spese operative dalle entrate totali (=EntrateTotali - CostiProdotti - SpeseOperative). Riporto: assicurati che i dati provenienti dai fogli "Catalogo Prodotti" e "Previsioni di Vendita" siano utilizzati correttamente. Dati Dummy: inserisci valori fittizi per l'investimento iniziale e le spese operative. - Break-Even Analysis: Crea un foglio per calcolare il punto di pareggio del business. Formule: inserisci la formula per calcolare il punto di pareggio (=CostiFissi / (PrezzoMedio - CostoVariabileMedio)). Riporto: assicurati che i valori medi calcolati nei fogli precedenti siano correttamente riportati. Dati Dummy: inserisci valori fittizi per i costi fissi, costo variabile medio e prezzo medio. - Sintesi del Business: Crea un foglio per fornire una visione d'insieme del business basata sui dati provenienti dagli altri fogli. Formule: inserisci le formule per raccogliere automaticamente i dati chiave dagli altri fogli per fornire una visione d'insieme. Inserisci le formule per riportare le informazioni necessarie dagli altri fogli e presentare un riepilogo. Dati Dummy:verifica che i dati dummy inseriti nei fogli precedenti siano correttamente riportati e sintetizzati. - Read Me: Crea un foglio con istruzioni dettagliate su come utilizzare il file. Contenuto: include una descrizione di ciascun foglio, come i dati sono collegati tra loro, e come aggiornare o modificare il file. Specifica che sono stati inseriti dati dummy a scopo di test. ### Regole - Inserisci tutte le formule direttamente nel codice Python e assicurati che siano posizionate nelle celle corrette. Ogni foglio deve contenere tutte le formule necessarie. - Non calcolare nulla nel codice Python, ma inserisci le formule che effettueranno i calcoli all'interno del foglio di calcolo. - Verifica che tutte le formule siano funzionanti e che i dati siano correttamente riportati tra i fogli. - Crea un foglio "Read Me" che spieghi in dettaglio l'utilizzo del tool e dei dati dummy. - Scrivi ed esegui il codice seguendo gli step passo-passo, inserendo tutte le formule, i riporti tra i fogli e i dati dummy. ### Step - Crea il foglio "Catalogo Prodotti" inserendo tutte le formule necessarie, i riporti e i dati dummy corretti. - Crea il foglio "Previsioni di Vendita" con la struttura ottimizzata (Prodotto, Prezzo di Vendita, Mesi dell'anno, Entrate Annuali), inserendo tutte le formule necessarie, i riporti e i dati dummy corretti. - Crea il foglio "Analisi Finanziaria" inserendo tutte le formule necessarie, la struttura corretta per multiprodotto, i riporti e i dati dummy corretti. - Crea il foglio "Break-Even Analysis" inserendo tutte le formule necessarie, i riporti e i dati dummy corretti. - Crea il foglio "Sintesi del Business" inserendo tutte le formule necessarie, i riporti e i dati dummy corretti. - Crea il foglio "Read Me" con istruzioni dettagliate su come utilizzare il tool e i dati dummy. ### Output Un file XLS con tutte le formule correttamente inserite e funzionanti in ogni foglio, con fogli interconnessi, riporti di informazioni corretti, dati dummy per test e un foglio "Read Me" con istruzioni dettagliate.

Spiegazione delle Formule Chiave nel Mini Business Plan

Oltre a generare il file Excel, è importante comprendere la logica matematica dietro le formule utilizzate. Ecco una spiegazione delle formule principali che verranno utilizzate nel tuo mini business plan:

1. Margine per Unità

Il margine per unità rappresenta la differenza tra il prezzo di vendita e il costo per unità di un prodotto.

La formula è:

Margine per Unità = Prezzo di Vendita - Costo per Unità

Esempio: Se il prezzo di vendita di un prodotto è €15 e il costo per unità è €10, il margine per unità sarà €5.

2. Entrate Mensili

Le entrate mensili per ciascun prodotto vengono calcolate moltiplicando il numero di unità vendute per il prezzo di vendita.

Entrate Mensili = Unità Vendute * Prezzo di Vendita

Esempio: Se vendi 100 unità di un prodotto che costa €15 ciascuna, le entrate mensili saranno €1.500.

3. Entrate Annuali

Le entrate annuali per ciascun prodotto sono la somma delle entrate mensili.

Entrate Annuali = Somma(Entrate Mensili per tutti i mesi)

Esempio: Se le entrate mensili medie per un prodotto sono €1.500, le entrate annuali saranno €18.000.

4. Costo Totale dei Prodotti Venduti

Il costo totale dei prodotti venduti si calcola moltiplicando il costo per unità per il numero di unità vendute e sommando i risultati per tutti i prodotti.

Costo Totale Prodotti Venduti = Somma(Costo per Unità * Unità Vendute per tutti i prodotti)

In Google Sheets:

Se i dati relativi ai costi per unità e alle unità vendute sono in due colonne distinte, puoi utilizzare la formula SUMPRODUCT:

=SUMPRODUCT('Catalogo Prodotti'!B2:B100, 'Previsioni di Vendita'!C2:C100)

5. Margine di Profitto Lordo

Il margine di profitto lordo è la differenza tra le entrate totali e il costo totale dei prodotti venduti.

Margine di Profitto Lordo = Entrate Totali - Costo Totale Prodotti Venduti

Esempio: Se le entrate totali sono €18.000 e il costo totale dei prodotti venduti è €10.000, il margine di profitto lordo sarà €8.000.

6. Punto di Pareggio (Break-Even Point)

Il punto di pareggio rappresenta il numero di unità che devi vendere per coprire i costi fissi.

Punto di Pareggio = Costi Fissi / (Prezzo di Vendita - Costo Variabile per Unità)

Esempio: Se i costi fissi sono €10.000, il prezzo di vendita è €15, e il costo variabile per unità è €10, il punto di pareggio sarà di 2.000 unità.

Generazione del Codice con l'AI

Il modello genererà un codice Python capace di creare un file XLS, un formato utilizzato per memorizzare dati in forma tabellare, inclusi fogli di calcolo, grafici, tabelle e formule matematiche. Questo tipo di file è associato a Microsoft Excel, uno dei software più diffusi per la gestione di fogli di calcolo, ed è compatibile con qualsiasi strumento che supporti questo tipo di file.

Cosa fare di questo codice dato che non siamo programmatori? Ci sono due vie:

Strumenti con supporto di esecuzione del codice: alcuni modelli AI, come ChatGPT con Code Interpreter, possono eseguire direttamente il codice Python e generare il file. Se stai usando uno di questi strumenti, puoi ottenere il file pronto per l'uso senza ulteriori passaggi.

Nel caso utilizzassi strumenti che non possono eseguire il codice, puoi usare un ambiente di sviluppo esterno come Google Colab o Jupyter Notebook per eseguire il codice Python e generare il file Excel.

Google Colab: È un ambiente di sviluppo basato su cloud che ti permette di eseguire codice Python direttamente nel browser. Basta incollare il codice nel notebook di Colab e eseguirlo per ottenere il file Excel.
Jupyter Notebook: Se preferisci lavorare in locale, puoi utilizzare Jupyter Notebook per eseguire il codice Python e generare il file Excel sul tuo computer.

Come Importare un File Excel in Google Sheets

Dopo aver generato un file Excel (XLS) con il codice Python, puoi importarlo in Google Sheets per visualizzarlo, modificarlo e analizzarlo ulteriormente. Ecco i passaggi per farlo:

1. Accedi a Google Drive

Per iniziare, accedi al tuo account Google e vai su Google Drive. Google Drive è il servizio di archiviazione cloud di Google, dove puoi caricare e gestire tutti i tuoi file, inclusi quelli Excel.

2. Carica il File Excel

Una volta su Google Drive, puoi caricare il file Excel (XLS) che hai generato:

Trascina e rilascia: Trascina il file Excel dal tuo computer e rilascialo nella finestra di Google Drive. Il caricamento inizierà automaticamente.
Caricamento manuale: In alternativa, puoi fare clic sul pulsante "Nuovo" in alto a sinistra, quindi selezionare "Caricamento di file" e scegliere il file Excel dal tuo computer.

3. Apri il File con Google Sheets

Dopo aver caricato il file Excel su Google Drive, devi aprirlo con Google Sheets:

Trova il file Excel caricato nella tua lista di file su Google Drive.
Fai doppio clic sul file per aprirlo. Google Sheets lo aprirà automaticamente in una nuova scheda.

4. Inizia a Lavorare sul Tuo File

Ora che il file è aperto in Google Sheets, puoi iniziare a modificarlo. Tutte le formule e i dati presenti nel file Excel saranno preservati, e potrai continuare a lavorare sul file come faresti normalmente con un foglio di calcolo Google.

Creazione di un Executive Summary e Grafico del Punto di Pareggio utilizzando AI

Introduzione

In questo capitolo, esploreremo come utilizzare un modello di intelligenza artificiale per analizzare un file Excel contenente dati finanziari e di vendita, al fine di produrre un executive summary e un grafico che evidenzi il punto di pareggio finanziario (break-even point). Seguiremo un processo strutturato per garantire che l'AI legga correttamente tutti i dati, calcoli accuratamente i valori necessari, e fornisca un output utile e informativo.

Cosa fare

Carica il file all'interno del tool
Copia ed incolla il prompt
Interagisci con l'AI
Ricevi il risultato
Copia e incolla l'executive summary ed il grafico nel foglio "Sintesi del Business" del tuo file excel.

### Ruolo Sei un esperto di Google Sheets e analisi finanziaria con competenze avanzate nella lettura e interpretazione di dati da file Excel, nella creazione di grafici e nell'identificazione di punti di pareggio finanziario (break-even point). ### Istruzioni Dovrai leggere tutti i dati presenti in un file Excel, interpretare correttamente i valori forniti (come costi fissi, costi variabili, prezzi di vendita, e volumi di vendita mensili), e creare un grafico che rappresenti visivamente l'andamento cumulativo delle revenue e dei costi nel corso dei mesi. Il grafico dovrà includere un mark che identifichi esattamente il punto di pareggio (break-even point). Successivamente, dovrai produrre un executive summary che spieghi i dati presenti nel file Excel e il grafico creato, evidenziando i punti chiave dell'analisi. ### Regole - Assicurati che il file XLS sia stato caricato - Non eseguire calcoli direttamente nel codice; inserisci invece formule di Google Sheets o Excel per calcolare i valori necessari. - Verifica che tutti i dati siano letti correttamente dal foglio Excel senza omettere alcun valore. - Assicurati che il grafico rappresenti correttamente l'andamento dei costi e delle revenue cumulativi. - Identifica accuratamente il break-even point e contrassegnalo sul grafico. - L'executive summary deve essere chiaro, conciso e deve sintetizzare i dati chiave del file Excel, compreso il punto di pareggio. ### Step - Leggi e interpreta tutti i dati disponibili nel file Excel, compresi i costi fissi, i costi variabili, i prezzi di vendita, e le vendite mensili per ciascun prodotto. - Utilizza formule per calcolare le revenue mensili e i costi cumulativi. - Crea un grafico che mostri l'andamento delle revenue cumulative e dei costi cumulativi per ciascun mese. - Identifica il punto di pareggio finanziario (break-even point) e aggiungi un mark visivo sul grafico per indicarlo. - Redigi un executive summary che spieghi i dati del file Excel e descriva il grafico, evidenziando i punti chiave come il punto di pareggio. - Verifica che l'executive summary e il grafico siano coerenti con i dati forniti. ### Output Il risultato finale dovrà essere composto da: - un grafico che mostri l'andamento delle revenue cumulative e dei costi cumulativi, con un mark visivo che indichi chiaramente il break-even point. - un executive summary che sintetizzi tutti i dati presenti nel file Excel, fornendo un'analisi chiara e concisa dei punti chiave, inclusi i prodotti, le revenue e il punto di pareggio.

Risultato Finale Atteso

Quando l'AI esegue correttamente questo prompt, dovresti ottenere due output principali:

Un Executive Summary

Executive Summary: Analisi dei Risultati del File Excel

1. Panoramica dei Dati: Il file Excel fornisce una visione dettagliata delle previsioni di vendita, dei costi associati, e del punto di pareggio per un'attività di eCommerce. I dati principali analizzati sono:

Previsioni di Vendita: Vendite mensili previste per ciascun prodotto, con un totale di entrate annuali pari a €57.450.

Analisi Finanziaria:

Costi Totali dei Prodotti Venduti: €26.600

Margine di Profitto Lordo: €16.900

Entrate Totali: €57.450

Break-Even Analysis:

Costi Fissi: €10.000

Costo Variabile Medio per Unità: €15,00

Prezzo Medio di Vendita per Unità: €22,50

Punto di Pareggio: 1.333 unità vendute (equivalente a circa €29.992 di entrate cumulative).

2. Analisi delle Entrate e dei Costi: L'andamento cumulativo delle entrate e dei costi nel corso dell'anno è stato analizzato. Le entrate cumulative hanno superato i costi cumulativi ad agosto, indicando che l'attività ha raggiunto il break-even point in quel mese.

Entrate cumulative ad agosto: €30.600

Costi cumulativi ad agosto: €29.992

3. Identificazione del Punto di Pareggio: Il punto di pareggio è stato raggiunto nel mese di agosto, quando le entrate cumulative hanno raggiunto €30.600, superando i costi cumulativi di €29.992. Questo segna il momento in cui l'attività ha iniziato a generare un profitto netto.

4. Implicazioni Strategiche:

Redditività: La redditività è stata raggiunta ad agosto, un obiettivo cruciale per la sostenibilità dell'attività.

Gestione dei Costi: La comprensione precisa dei costi variabili e fissi ha permesso di determinare il momento esatto del break-even, evidenziando la necessità di un controllo rigoroso sui costi.

Pianificazione Finanziaria: Il raggiungimento del break-even point in agosto offre l'opportunità di rivedere le previsioni e di adattare le strategie per migliorare la redditività nei mesi successivi.

5. Raccomandazioni:

Monitoraggio Continuo: Continuare a monitorare i costi e le entrate mensili per garantire che l'attività rimanga sopra il punto di pareggio.

Ottimizzazione dei Costi: Considerare iniziative per ridurre i costi variabili o migliorare i margini di profitto, potenzialmente anticipando il break-even point in futuro.

Strategie di Vendita: Rafforzare le strategie di marketing per aumentare le vendite nei mesi iniziali e migliorare la stabilità finanziaria dell'attività.

Questo documento fornirà una sintesi chiara e concisa dei dati presenti nel file Excel. L'executive summary spiegherà l'importanza del grafico, quali sono stati i fattori chiave che hanno influenzato l'andamento delle revenue e dei costi, e sottolineerà il punto di pareggio come momento cruciale per il business.

Un Grafico

Questo grafico mostrerà l'andamento cumulativo delle revenue e dei costi per ogni mese. Il punto di pareggio sarà chiaramente indicato con un mark, spesso rappresentato da una linea verticale o un simbolo che evidenzia il momento in cui le revenue cumulative e i costi cumulativi si equivalgono.

Una nota importante

Nonostante i prompt siano ben strutturati e precisi, le intelligenze artificiali, allo stato attuale, non sempre riescono a rispondere in modo corretto e potrebbero quindi richiedere iterazioni, verifiche e correzioni. Tuttavia, accelereranno notevolmente le operazioni, e i sistemi stanno migliorando a un ritmo rapido, tanto che in un futuro non troppo lontano potrebbero non commettere più errori. Per rimanere aggiornati sugli sviluppi e sui miglioramenti, puoi seguire la nostra sezione di intelligence o iscriverti a Marketing Hackers.

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